「歓迎会の案内って、
本人に送ってもいいの？」
そう思ったことはありませんか？
歓迎される本人に
案内メールを送るのは、
なんだか少し不思議な感じがしますよね。
でも実際には、
新入社員や異動してきた上司など
歓迎の対象者にも
ちゃんとご案内を送るのがマナーです。
このページでは、
歓迎会の案内を本人に送るときの
書き方のコツやポイント、
実際に使える例文をわかりやすくご紹介します。
歓迎会の案内を本人に送るべき理由
そもそも歓迎される側に
案内を送る必要があるの？
と疑問に思う方もいるかもしれません。
答えは「YES」です。
本人もスケジュールを把握したり、
出欠を正式に返すためには
案内を送るのが望ましいのです。
また歓迎される側にも
「自分のために準備してくれている」
という気持ちが伝わるため、
丁寧に案内することで印象も良くなります。
書き方のポイント
案内文を書くときには、
次のようなポイントを意識すると
失礼なく伝えることができます。
・あいさつ（趣旨説明）
・開催の日時・場所・会費など
・本人への配慮や一言を加える
・出欠確認の方法
上司や年上の方に送る場合は、
よりフォーマルで丁寧な表現を
心がけましょう。
新入社員に送る歓迎会メールの例文
では実際に、
新入社員の方へ送るときの
例文を見てみましょう！
例文
○○さん
このたびはご入社おめでとうございます。
ささやかではありますが、
歓迎の気持ちを込めて
部署内で歓迎会を開催いたします。
ご多用とは存じますが、
ぜひご参加いただけますと幸いです。
【日時】4月10日（水）19:00〜
【場所】○○ビル1階 居酒屋△△
【会費】無料（部署負担）
出欠については
4月5日までにご返信いただけますと助かります。
どうぞよろしくお願いいたします。
上司に送る歓迎会メールの例文
上司や年上の方に送る場合は、
より丁寧で敬意ある表現を
意識することが大切です。
開催の趣旨をきちんと伝え、
「ご出席いただければ幸いです」
などの表現でやわらかく誘いましょう。
例文
○○部長
このたびのご異動、
心よりお祝い申し上げます。
つきましては、
ささやかではございますが、
歓迎の意を込めた会を企画いたしました。
ご多用のところ恐縮ですが、
ご出席いただければ幸いです。
【日時】5月2日（木）18:30～
【場所】○○ビル近く 和食店△△
【会費】3,000円（当日回収予定）
ご都合のほど、
4月25日までにご返信くださいませ。
どうぞよろしくお願いいたします。
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本人宛メールで気をつけたいこと
本人に直接案内するメールでは、
「周囲で計画している」という
ニュアンスに配慮しながら、
やさしい文面を意識しましょう🌷
・「ささやかですが」など控えめな表現
・歓迎の気持ちを率直に伝える
・返信しやすい文面（日時・会場・出欠期限を明記）
・会費の有無は明確にする
また、件名には
「歓迎会のご案内（○○より）」
など誰から送られているか
わかるようにすると親切です。
あとがき
歓迎会の案内は、
本人にも丁寧にご連絡する
というのがマナーの一つです。
相手に配慮した言葉選びと、
出欠や予定が伝わりやすい構成を心がければ、
自然と印象のよい案内文になります。
ぜひ今回の例文を参考に、
あなたらしい言葉で
歓迎の気持ちを伝えてみてください。
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