歓迎会の案内メールの書き方!新入社員・中途・異動別の例文つき

歓迎会


「歓迎会の案内メールって
どんな風に書けばいい?」

急に幹事を頼まれたとき、
例文がなくて困った経験
あるのではないでしょうか🌱

特にビジネスシーンでは
メールの言い回しやマナーが
とても大切ですよね。

そこで今回は、
新入社員・異動・中途採用
それぞれのシーンに合わせて、
歓迎会の案内メールの書き方と
使える例文をご紹介します📝

歓迎会の案内メールの基本構成

まずは歓迎会の案内メールに
必要な情報を整理しましょう。

✔ 案内メールの構成項目
・挨拶文(開催の目的)
・日時/場所
・会費/支払方法
・出欠の確認方法/返信期限
・幹事の連絡先

これらをわかりやすく、
読みやすくまとめるのが大切です✨

新入社員歓迎会の案内メール例文

ここでは、
新入社員の歓迎会として
社内向けに送るメール例文をご紹介します。

例文(新入社員歓迎会)

皆さま、お疲れさまです。
総務部の佐藤です。

このたび新しく配属された
営業部の山田花子さんを迎え、
歓迎会を開催いたします。

お忙しい中恐縮ですが、
ぜひご参加いただけますと幸いです。

【日時】4月12日(金)19:00〜
【場所】居酒屋○○○○(駅前ビル2階)
【会費】4,000円(当日回収)
【返信】4月8日(月)までに
佐藤までご連絡ください

幹事:総務部 佐藤恵
内線:1234
メール:sato@example.co.jp

少しかしこまった文面ですが、
新社会人を迎える場にふさわしい
丁寧さを意識すると安心です🌸

異動してきた方の歓迎会メール例文

次に、
異動してきた社員向けの歓迎会で
使える案内メールの文例です。

例文(異動者歓迎会)

こんにちは、営業二課の鈴木です。

この春、他部署から異動された
田中太一さんの歓迎会を
以下の日程で開催します。

親睦を深めるよい機会ですので、
お時間の許す限りぜひご参加ください。

【日時】4月17日(水)18:30〜
【場所】和食処○○(本館3階)
【会費】4,500円(当日集金)
【返信】4月12日(金)までに鈴木まで

幹事:営業二課 鈴木一成
内線:5678
メール:suzuki@example.co.jp

すでに社内にいる方への歓迎の場合、
少しカジュアル寄りのトーンでも
問題ありません😊

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中途採用者向け歓迎会の案内メール例文

中途入社の方を迎える歓迎会では、
少し柔らかさを持たせつつも、
丁寧な印象を残す文面が理想的です🌿

🌼 例文(中途社員歓迎会)

こんにちは。
人事部の長谷川です。

このたび中途入社された
経理部の佐野美咲さんを迎え、
ささやかながら歓迎会を企画しました。

部署を超えて交流できる
貴重な機会となりますので、
ご都合が合いましたらぜひご参加ください。

【日時】5月9日(木)18:45〜
【場所】ダイニングバー○○(B1フロア)
【会費】4,000円(当日集金)
【返信】5月3日(金)までに長谷川まで

幹事:人事部 長谷川沙織
内線:4321
メール:hasegawa@example.co.jp

中途社員の方は、
会社にもまだ不慣れなタイミングなので、
安心感を持てる文面を心がけましょう🌸

案内メールでありがちなミス

歓迎会のメールで
うっかりやってしまいがちな
ミスにも注意しておきたいですね⚠️

⚠ よくある注意点
・開催日時が書かれていない
・出欠の連絡方法が不明確
・敬語や表現が曖昧
・参加対象者がわかりにくい

読み手の立場になって、
「この内容で安心して参加できるか?」
を意識して見直すのがコツです。

案内メールを丁寧に伝えるコツ

案内メールを送る際には、
配慮のある言葉選びが好印象を与えます。

たとえば、

・お忙しい中恐縮ですが

・ささやかながら

・ぜひご参加いただけますと幸いです

などの言い回しを使うと
やわらかく丁寧な印象になります🌷

また、
期日・金額・場所などは
箇条書きにして視認性をアップさせると親切です。

あとがき

歓迎会の案内メールは、
ただ情報を伝えるだけではなく、
新しく入った方への
「最初のあいさつの場」でもあります。

やさしさや歓迎の気持ちが
自然に伝わるように、
ていねいな言葉選びを意識して
文面を作ってみてくださいね🌸

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