「歓迎会の案内って、
本人に直接送っても
大丈夫なのかな？」
そんなふうに悩んだこと、
ありませんか？
特に相手が上司や目上の方の場合、
失礼にならない言い回しや
丁寧な構成が求められます。
今回は、
上司宛てに歓迎会の案内メールを送るときに
使える例文とポイントを
わかりやすくご紹介します。
歓迎会の案内メールは本人に送ってもいい？
結論から言うと、
本人に送って問題ありません。
歓迎会の主役である上司にも
日程や場所の共有は必須ですし、
むしろ失礼にあたることはありません。
ただし、送信内容や言葉遣いには
配慮が必要です。
・業務メールに紛れない件名にする
・内容は簡潔かつ丁寧に
・参加へのお願いではなく「ご案内」にとどめる
歓迎会案内メールの基本構成
まずは、
歓迎会メールの全体の流れを
整理しておきましょう。
① 件名（歓迎会のご案内など）
② 宛名と挨拶
③ 開催趣旨（歓迎の意図）
④ 開催日時・場所・会費など詳細
⑤ 出欠の確認方法・締切
⑥ 結びの言葉・署名
これをもとに、
実際の文例を作成してみましょう。
上司に送る歓迎会案内メールの例文（丁寧系）
まずは、
上司向けに失礼のない
スタンダードなメール文をご紹介します。
例文
件名
【歓迎会のご案内】営業部 一同より
〇〇部長
お疲れさまです。
営業部の△△です。
このたびのご異動に伴い、
ささやかではございますが、
歓迎会を企画いたしました。
ご多忙のところ恐れ入りますが、
下記日程にて開催予定です。
＜日時＞6月15日（金）18:30〜
＜場所＞居酒屋○○（○○ビルB1F）
＜会費＞4,000円（当日徴収予定）
ご参加いただける場合は、
6月10日（月）までに
このメールにご返信くださいませ。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
営業部 △△（内線：000）
件名で内容がすぐ分かるようにし、
本文では丁寧さと簡潔さの
バランスを大切にしましょう。
少しくだけた印象の例文（親しみあり）
上司との距離感や
職場の雰囲気によっては、
少しカジュアルな言い回しでも
問題ない場合があります。
とはいえ、敬語・丁寧語の基本は
忘れないようにしましょう。
例文
件名
営業部 歓迎会のお知らせ
〇〇部長
いつもお世話になっております。
営業部の△△です。
このたび、〇〇部長のご着任を
歓迎する会を開催させて
いただくことになりました。
つきましては、
お忙しい中とは存じますが、
ご出席いただけますと幸いです。
＜日時＞6月21日（金）19:00〜
＜場所＞和食処〇〇（駅前ビル3F）
＜会費＞5,000円（当日集金）
ご出欠は6月17日（月）までに
ご返信いただけますと助かります。
どうぞよろしくお願いいたします。
営業部 △△（内線000）
NG表現と注意点
上司へのメールでは、
軽すぎる表現やフランクすぎる語尾は
避けるようにしましょう。
・「ぜひ参加お願いします」→ 命令的に聞こえる
・「来られますか？」→ 敬語としては不自然
・「よろしくです」→ カジュアルすぎ
あくまでも、
敬意を込めた案内という形を
意識して構成しましょう。
返信依頼や日程確認の言い回し
「出欠のご連絡をください」
といった表現も、
少し言い方を工夫することで、
印象がより柔らかくなります。
・ご都合がよろしければ
ご出席いただけますと幸いです
・ご参加の可否を
〇日までにご一報いただけますと助かります
返信を催促するような文面ではなく、
確認をお願いする形にしましょう。
まとめ
歓迎会のメールは、
たった1通でも印象を左右する大事な連絡です。
内容自体は難しくありませんが、
丁寧な言葉・構成を
心がけることで、信頼感にもつながります。
今回ご紹介した例文や注意点を参考に、
相手にとっても気持ちの良い
案内メールを作成してみてください。
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