新入社員を迎える時期、
社内では歓迎会の開催が
恒例になっている会社も
多いのではないでしょうか。
特に主催側になったとき、
新入社員本人への案内メールは
意外と気を使いますよね。
「送るタイミングは？
文面は丁寧すぎると堅いかな？
カジュアルすぎて失礼じゃないかな？」など、
案内メール1つにも悩みはつきものです。
今回は、
新入社員本人に歓迎会の案内を送るときのマナーや、
すぐに使える例文を紹介します。
新入社員への歓迎会メールで気をつけたいこと
歓迎会の案内は、
社内全体に送るものと、
新入社員本人に送るものでは
配慮すべきポイントが異なります。
特に新人本人に送るメールでは、
気を遣わせすぎないこと
がとても大切です。
・参加は「ぜひ」ではなく「ご都合が合えば」
・費用や服装について明記（不安を減らす）
・堅すぎない、やさしい文体
・返信の負担にならない締め方
最初の案内メールが、
新入社員の安心感や印象につながることもあるため、
丁寧に整えておくとベストです。
歓迎会メールの例文（フォーマル寄り）
まずは、
会社全体で開催される正式な歓迎会を
案内するフォーマル系の文例です。
例文
○○さん
お疲れさまです。
人事部の□□です。
このたび、部署全体での
歓迎会の開催が決まりましたので、
ご案内させていただきます。
ご都合が合えば、ぜひ
ご参加いただければと思います。
日時 ：4月10日（水）19:00〜
場所 ：イタリアンダイニング○○（新宿店）
会費 ：不要（会社負担）
服装 ：自由（平服でOK）
もしご不明点などありましたら、
いつでもご連絡くださいね。
どうぞよろしくお願いいたします。
カジュアル寄りの例文（直属チーム内）
次は、
少人数の部署内で行う歓迎会など、
ややカジュアルなトーンでの例文です。
例文
○○さん
お疲れさまです。
営業部の△△です。
配属おめでとうございます！
チーム内でも
ささやかな歓迎会を予定しており、
よろしければご一緒いただければと思い、
ご連絡しました。
日時 ：4月12日（金）18:30〜
場所 ：居酒屋〇〇（駅前）
会費 ：会社負担（0円）
服装 ：自由です
ご都合いかがでしょうか？
ご無理のない範囲でご検討くださいね。
よろしくお願いいたします。
このように、
距離感や規模に応じて
メールのトーンを調整するのがポイントです。
避けたい表現・よくある失敗
歓迎会メールでありがちな
NG表現や誤解を生む表現にも注意が必要です。
・「出欠のご連絡を必ず」→ 強制感がある
・「絶対に来てね！」→ 圧を感じる
・「◯◯さんも来るって！」→ 比較や誘導になる
・「スーツで来てください」→ 服装の指定が厳しすぎる場合
新入社員はまだ空気感や雰囲気を
つかめていないことが多いです。
だからこそ、
不安を取り除く配慮と
プレッシャーにならない文面が
とても大切です。
あとがき
歓迎会の案内メールは、
ただの連絡に見えて、
新入社員にとっては最初の印象のひとつになります。
形式的になりすぎず、
温かさや気遣いを含めたメール文で、
安心して参加してもらえるようにしましょう。
無理に誘うのではなく、
選択肢としての参加を提示する姿勢が、
信頼につながる第一歩になるかもしれません。
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