夏の恒例イベントといえば、
「暑気払い」。
でもいざ開催するとなると、
「どんな案内メールを送ればいい？」
「社内と社外で書き分けるべき？」など、
迷ってしまうことも多いですよね。
今回はそんなお悩みを解決するために、
暑気払いの案内メールの書き方と
社内・社外・取引先それぞれに使える文例
をご紹介します。
暑気払いの案内メールを書くときの基本構成
まずはどの立場でも共通する、
案内メールの基本構成
を押さえておきましょう。
1. 挨拶・導入文（趣旨説明）
2. 日時・場所・会費などの詳細
3. 出欠確認の方法と期日
4. 幹事や連絡先の情報
社内向けなら多少カジュアルでもOKですが、
社外や取引先に対しては
失礼のない丁寧な表現を
心がけましょう。
社内向けの暑気払い案内メール文例
まずは上司や同僚など、
社内メンバーに送る場合
の案内文をご紹介します。
社内向けメール文例
件名
暑気払いのお知らせ（営業部）
本文
皆さま、お疲れ様です。
営業部の田中です。
今年も夏の恒例行事である
「暑気払い」を下記の通り開催いたします。
お忙しい時期かと思いますが、
ぜひご参加ください。
記
日程 ：7月15日（金）19:00〜
場所 ：〇〇居酒屋（駅から徒歩5分）
会費 ：4000円（当日現金にて）
出欠 ：7月7日（金）までに
田中宛メールでご連絡ください
ご不明な点がありましたら
お気軽にお知らせください。
営業部 田中一郎
内線：1234
E-mail：tanaka@example.com
社内向けの場合、
多少カジュアルでも
問題ありません。
ただし、
日時・出欠の締切などは
わかりやすく明記しておくことが重要です。
社外・取引先向けの暑気払い案内メール文例
続いて、
社外や取引先に向けた
案内文の例をご紹介します。
この場合は、
「お招きする」立場としての丁寧な言葉遣い
が求められます。
取引先向けメール文例
件名
暑気払いのご案内
本文
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の田中でございます。
日頃の感謝の気持ちを込めまして、
ささやかではございますが、
暑気払いの場を設けさせていただきました。
ご多忙の折とは存じますが、
ご都合がつきましたら、
ぜひご出席賜りますようお願い申し上げます。
記
日時 ：7月18日（火）18:30〜
場所 ：和食ダイニング〇〇（〇〇ビルB1F）
会費 ：無料（弊社にてご用意いたします）
ご出欠につきましては、
7月10日（月）までにご連絡いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社△△ 営業部 田中一郎
TEL：03-XXXX-XXXX
E-mail：tanaka@example.com
社内と社外で書き方の違いは？
同じ「暑気払いの案内」でも、
相手との関係性によって
文面や言葉選びは変わります。
・社内：親しみやすく簡潔でもOK
・社外：敬語と文調に注意が必要
・取引先：ご案内・ご多忙・ご出席賜る など
丁寧なビジネス表現を使う
また、
「ご参加いただけると嬉しいです」
など、やわらかさを残しつつ
礼儀を忘れない表現があると好印象です。
案内メールで気をつけたいポイント
文章が丁寧でも、
内容がわかりづらいと逆効果です。
・日時や会場の情報は正確に
・出欠の返答先や期日を必ず明記
・社外の場合は案内状としての体裁を意識
また、会費の扱いも明記しておくと、
やり取りがスムーズになります。
まとめ
暑気払いは、
社内のコミュニケーションや
取引先との交流の場としても大切です。
その第一歩が、
丁寧で伝わりやすい案内メール。
相手との関係性に応じた文面で、
思いやりのあるお知らせを心がけましょう。
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